Sebagian besar tim IT kehilangan uang di celah antar sistem: Motadata ServiceOps menjalankan pengadaan, kontrak, dan aset sebagai satu siklus hidup: PO otomatis membuat aset saat barang diterima, kontrak melacak tenggat perpanjangannya sendiri, dan cost center serta GL code di setiap PO memungkinkan tim keuangan menelusuri belanja, tanpa perlu rekonsiliasi.
Poin Utama
Pusatkan kontrak vendor, perjanjian pemeliharaan, dan catatan pengadaan berdampingan dengan aset yang diaturnya.
Serah terima saat penerimaan barang yang paling sering dikerjakan manual, kini berjalan otomatis
Saat Purchase Order ditandai Received, ServiceOps otomatis membuat catatan aset di IT Asset Management.
Workflow approval multi-level merutekan PO berdasarkan biaya, departemen, atau jenis item.
Pencatatan dan konfirmasi invoice terhadap PO sebelum PO dapat ditutup (Closed).
Setiap kontrak bergerak melalui siklus hidupnya dan memperingatkan pemiliknya sebelum berakhir.
Kontrak Lease, Warranty, Support, dan Maintenance, ditambah tipe kustom apa pun yang ditentukan tim.
Status berpindah otomatis dari Not Yet Started ke Active ke Expired, berdasarkan tanggal.
Pengingat masa berakhir yang dapat dikonfigurasi menjangkau pemilik kontrak jauh sebelum tanggal berakhir.
Ambang 90, 60, dan 30 hari, atau hingga 999 hari sebelumnya, sesuai kebutuhan perencanaan perpanjangan.
Dokumen kontrak yang sudah ditandatangani dilampirkan langsung ke catatannya (PDF, HTML, atau XML), sehingga dokumen dan tanggalnya tersimpan bersama.
Biaya pembelian dipetakan ke departemen dan buku besar, tanpa sistem kedua.
Setiap Purchase Order memuat Cost Center dan GL Code.
Biaya dipetakan dengan rapi ke departemen yang membelanjakannya dan entri buku besar yang mencatatnya.
Product catalog menyimpan harga per vendor dan metode depresiasi, mengubah data pembelian menjadi data finansial.
Satukan kontak pemasok, ketentuan kontrak, dan riwayat transaksi dalam satu catatan vendor.
Konsolidasi pembelian berdasarkan harga katalog per vendor dan pelacakan pemakaian lisensi terhadap entitlement mendukung pengurangan belanja software berlebih sebesar 30% melalui optimasi lisensi.
Tanggal dari vendor langsung masuk ke catatan, tanpa entri manual.
Pengambilan garansi otomatis menarik tanggal garansi resmi untuk aset hardware dan CI Dell langsung ke catatan aset.
Manajemen EOSL otomatis menjaga tanggal End-of-Life dan End-of-Support software tetap terkini dari repositori EOSL pusat Motadata.
Perencanaan refresh berjalan berdasarkan fakta, bukan perkiraan.
Intelligence
Kapabilitas ini cocok saat pengadaan, kontrak, dan aset sudah terpisah ke dalam sistem yang berbeda dan celah di antaranya mulai menimbulkan biaya. Gejalanya sudah tidak asing:
Perpanjangan terlewat karena tanggal berakhir dilacak di luar sistem aset. Peralatan baru yang sudah tiba secara fisik tetapi tidak pernah muncul sebagai catatan aset. Belanja yang tidak bisa dikaitkan ke departemen, karena PO tidak memiliki cost center. Hardware yang terus dipakai melewati masa garansinya dan software yang melewati masa end-of-support, tanpa ada yang memantau tanggalnya.
Jika keputusan pengadaan dan aset yang dihasilkannya tidak berbagi satu catatan, inilah kapabilitas yang menyatukannya.
Cara Kerja
Katalog Manufacturer, Product, dan Vendor menstandarkan item, harga, dan tarif pajak.
Menyusun purchase order dengan kode cost center dan merutekannya melalui approval multi-level.
Penerimaan item PO otomatis membuat catatan IT Asset Management yang terlacak.
Mengelola kontrak Lease, Warranty, dan Maintenance dengan perjanjian terlampir dan sinkronisasi parent-child.
Pengambilan garansi Dell dan pelacakan EOSL terjadwal menuliskan tanggal berakhir langsung ke catatan aset.
Nilai Berdasarkan Peran
Belanja dapat ditelusuri ke departemen dan buku besar. Tanpa perlu sistem kedua, karena cost center dan GL code melekat pada setiap purchase order.
Belanja dapat ditelusuri ke departemen dan buku besar. Tanpa perlu sistem kedua, karena cost center dan GL code melekat pada setiap purchase order.
Serah terima yang paling rawan kesalahan hilang: menandai PO sebagai diterima langsung membuat catatan aset, sehingga pengadaan berakhir menjadi aset, bukan pekerjaan entri data.
Serah terima yang paling rawan kesalahan hilang: menandai PO sebagai diterima langsung membuat catatan aset, sehingga pengadaan berakhir menjadi aset, bukan pekerjaan entri data.
Kontrak melacak tenggatnya sendiri, dengan transisi status otomatis dan pengingat yang dapat dikonfigurasi yang menampilkan masa berakhir sebelum perlindungan habis.
Kontrak melacak tenggatnya sendiri, dengan transisi status otomatis dan pengingat yang dapat dikonfigurasi yang menampilkan masa berakhir sebelum perlindungan habis.
Tanggal garansi dan end-of-life dari vendor langsung masuk ke catatan, sehingga pertanyaan soal hak garansi terjawab dari aset itu sendiri, bukan dikejar ke mana-mana.
Tanggal garansi dan end-of-life dari vendor langsung masuk ke catatan, sehingga pertanyaan soal hak garansi terjawab dari aset itu sendiri, bukan dikejar ke mana-mana.
Dari Visibilitas ke Kendali
Tidak pernah melewatkan perpanjangan. Transisi status otomatis dan pengingat yang dapat dikonfigurasi menandai tanggal berakhir sebelum perlindungan habis.
Dari pengadaan ke aset tanpa entri manual. Menandai PO sebagai Received langsung membuat catatan aset, menghilangkan serah terima yang paling rawan kesalahan.
Akurasi finansial sejak awal. Cost center dan GL code di setiap PO memungkinkan tim keuangan menelusuri belanja tanpa rekonsiliasi, dan mendukung pengurangan belanja berlebih sebesar 30%.
Visibilitas garansi dan EOL yang dapat ditindaklanjuti. Tanggal garansi dari Dell dan data EOSL software yang tersinkron memberi perencanaan refresh dan dukungan dasar yang faktual.
Jelajahi Lebih Lanjut