10-servicecatalogus Voorbeelden die u vandaag kunt implementeren

In de sterk verbonden omgeving van vandaag is dienstverlening van groot belang. Het maakt niet uit of u IT-services levert aan zakelijke gebruikers of uw eigen interne gebruikers, ze willen allemaal een vlotte en tijdige levering. De verwachting om snel een verzoek en toegang tot services in te dienen, is de standaard geworden en daarom passen organisaties hun strategieën voor dienstverlening aan.

In het kader van een IT-servicedesk, ITIL beveelt aan incident- en serviceaanvragen afzonderlijk te behandelen; dit laatste hangt nauw samen met het gebruik van een servicecatalogus. Waarom? Een servicecatalogus is, zoals de naam al doet vermoeden, een catalogus met producten en services, en tijdens de implementatie integreert het aanvraagverwerkingsprocessen om dingen gemakkelijk beschikbaar te maken.

Kortom, een servicecatalogus biedt twee fundamentele voordelen bij het verwerken van serviceaanvragen:

• Speed: Omdat elk servicecatalogusitem een ​​vooraf gedefinieerde workflow heeft, wat leidt tot snellere levering.
• Toegang: Services worden handig geplaatst op een portal die gemakkelijk toegankelijk is voor de gebruikers.

Afgezien van de bovenstaande twee, zijn er ook andere voordelen. Hier zijn de top 7:

7 Voordelen van het gebruik van een servicecatalogus

Bevordert zelfservices

Dienstenitems in een catalogus zijn zeer gedetailleerd en gebruikers die er gebruik van willen maken, weten wat ze moeten doen. Ze krijgen zelfs de status van hun aanvraag; zoveel informatie betekent dat gebruikers maar heel weinig handen nodig hebben.

Gecentraliseerd beheer

Een servicecatalogus centraliseert alles. In Motadata ITSM hebben we speciale workflows, goedkeuringsinstellingen, SLA's en taakregels voor service-items, zodat technici alle serviceverzoeken kunnen beheren met behulp van algemene instellingen. Voor gebruikers is het een one-stop-shop voor al hun servicevereisten.

Bedrijfsprocesontwerp

Functies met betrekking tot proces en automatisering in een servicecatalogus maken het voor technici mogelijk een serviceleveringsmechanisme te ontwerpen.

Meer controle

Een beheerder bepaalt wie welke services krijgt en de aard van de service wordt ook bepaald.

Standaardisatie van levering van services

Een servicecatalogus geeft de gebruiker een duidelijk beeld; wat ze kunnen hebben en wat u van elk service-item kunt verwachten.

Minimalisatie van kosten

Een servicecatalogus brengt veel automatisering en processen met zich mee die leiden tot snellere aanvraagafhandeling, waardoor technici dingen kunnen doen die waarde toevoegen aan het bedrijf.

Maximaliseer voordelen voor het bedrijf

Met een servicecatalogus kan een organisatie haar services beschrijven aan de hand van hun doelstelling en helpt het bij het afstemmen van IT op de algemene bedrijfsstrategie.

Lees verder - Vereenvoudig de levering van uw IT-service met Motadata ServiceOps

Servicecatalogusweergaven

Over het algemeen heeft een servicecatalogus twee weergaven:

• Klantweergave: Deze weergave bestaat op de klantportal die toegankelijk is voor de eindgebruiker. De meeste serviceaanvragen worden gegenereerd vanuit de klantweergave. In Motadata ITSM kan een beheerder de servicecatalogus zo configureren dat gebruikers services te zien krijgen op basis van hun aanvragersgroep.
• Technische weergave: Deze weergave bestaat op het technicusportaal en is toegankelijk voor technici en beheerders. Hier kunnen mensen toegang krijgen tot de servicecatalogus en zoals gewoonlijk serviceaanvragen indienen, althans in Motadata ITSM kunnen ze het doen. Afgezien daarvan kunnen beheerders in de view de servicecatalogus configureren, die de volgende configuraties bevat:
  1. Categorieën servicecatalogus
  2. Sjablonen
  3. Service-items toevoegen, verwijderen en wijzigen.

10 IT Service Catalog Voorbeelden

Dit zijn enkele veel voorkomende service-items die u in de meeste servicecatalogus zou vinden:

Opmerking:: Het is een goede gewoonte om uw service-items te categoriseren als uw ITSM-tool dit toelaat.

HR Services

• Nieuwe medewerker aan boord: Dit is een gebruikelijk service-item op interne portals omdat onboarding een terugkerende taak is waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Een gebruikelijke workflow voor dit service-item ziet er als volgt uit:

HR doet een aanvraag aan boord uit de catalogus à Aanvraagticket wordt gemaakt en automatisch toegewezen aan een technicus à Automatische taken worden aangemaakt met betrekking tot de on-boardingà HR (Aanvrager) ontvangt een e-mail wanneer de technicus het ticket sluit.

• Wijziging van titel: De meeste bedrijven onderhouden een HRMS om hun werknemersinformatie te behouden, dus wanneer iemand promotie maakt of horizontaal beweegt, moet dit in het systeem worden bijgewerkt; hiervoor kan een service-item worden aangemaakt in de servicecatalogus. Een plausibele workflow ziet er ongeveer zo uit:

HR initieert een wijziging in titelaanvraag - er wordt een ticket gemaakt en een goedkeuring wordt aangemaakt en verzonden naar de manager - goedgekeurd, er worden automatische taken aangemaakt voor HR-contactpersonen om de bijgewerkte database bij te werken, het ticket wordt gesloten.

• Salarisaanpassing: Tijdens een beoordelingscyclus komen dergelijke verzoeken veel voor. Bij het creëren van een dergelijk service-item zouden meerdere afdelingen moeten worden betrokken. De workflow ziet er ongeveer zo uit:

HR maakt een verzoek aan, er wordt een ticket gemaakt en automatisch wordt een taak toegewezen en worden mensen van financiën en HR-afdelingen doorgelust, zodra alle updates zijn uitgevoerd, het ticket is gesloten.

• Werknemer exit proces: Net als onboarding komt het exit-proces ook terug en heeft het een vergelijkbare workflow, waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn.

IT Asset Management gerelateerde diensten

• Nieuwe hardware / software aanvraag: Het is logisch om een ​​service-item te hebben voor nieuwe hardware- / softwarevereisten, omdat de ticketingmodule in de meeste tools is geïntegreerd met activabeheer. Dit maakt het maken van workflows een stuk eenvoudiger. Een gebruikelijke workflow voor een dergelijk serviceverzoek (voor hardware) ziet er ongeveer zo uit:

Een gebruiker maakt een aanvraag aan, een ticket wordt aangemaakt en toegewezen. Technicus maakt een bestelling aan. PO wordt goedgekeurd. De verkoper wordt geselecteerd. Item is besteld en wordt op voorraad. Item wordt toegewezen vanuit CMD.

• Toegangsverzoek: Een organisatie gebruikt een scala aan software om haar dagelijkse activiteiten uit te voeren. Jira is bijvoorbeeld een software voor projectbeheer voor ontwikkelaars en niet alle werknemers hebben er toegang toe nodig. Een service-item voor toegangsverzoek zorgt ervoor dat mensen toegang hebben tot applicaties die ze nodig hebben. De workflow ziet er ongeveer zo uit:

Een gebruiker doet een toegangsverzoek - er wordt een ticket gemaakt en toegewezen - de toegewezen technici maken een goedkeuring en stuurt de manager naar de goedkeuring, de technicus geeft toegangsrechten.

• Aanvraag mobiele telefoon: Dit soort aanvragen lijkt op nieuwe hardware-aanvragen en heeft een vergelijkbare workflow.

Niet-IT-services

• Verzoek om nieuw meubilair: Meubilair is een essentieel onderdeel van de kantoorinfrastructuur. Verzoek om nieuw meubilair is gebruikelijk in organisaties die snel in omvang groeien. De workflow hiervoor is vrij eenvoudig en zou er ongeveer zo uitzien:

Gebruiker doet een aanvraag - er wordt een ticket gemaakt en toegewezen aan de facilitaire afdeling - goedkeuring wordt aangemaakt voor de rapportagemanager en facility manager - na goedkeuring, er wordt een taak voor nieuwe meubeltoewijzing gemaakt - na voltooiing is het ticket gesloten.

• Verzoek om nieuwe identiteitskaart: Het verlies van de identiteitskaart is gebruikelijk. Om ervoor te zorgen dat werknemers zo snel mogelijk een heruitgaveverzoek kunnen indienen, kunnen bedrijven een item toevoegen aan hun servicecatalogus.

De workflow voor een dergelijk verzoek beslaat meerdere afdelingen en ziet er ongeveer zo uit:

Gebruiker doet een aanvraag - er wordt een ticket gemaakt en toegewezen - er wordt een goedkeuring gemaakt en naar de manager verzonden na goedkeuring, taken worden gemaakt voor IT- en facilitaire afdelingen - bij succesvol afdrukken en uitgeven, het ticket is gesloten.

• Verzoek om reistickets: In een organisatie gebruiken mensen de helpdesk vaak om reistickets voor hun zakenreizen te boeken. Om dit te voorkomen, kan er een reisverzoekitem in de catalogus staan. De workflow ziet er ongeveer zo uit:

Gebruiker doet een reisaanvraag - er wordt een ticket gemaakt en toegewezen aan een beheerder - een goedkeuring wordt aangemaakt en verzonden naar de manager - na goedkeuring worden tickets gereserveerd - aanvraag is gesloten
Conclusie
U moet het inmiddels hebben geraden dat een servicecatalogus een veelzijdige tool is die kan worden gebruikt om een ​​serviceleveringsproces te ontwerpen. Een ander nut van een servicecatalogus is dat deze serviceaanvragen scheidt van incidentaanvragen; deze segregatie biedt ruimte voor standaardisatie en automatisering.

Motadata ITSM biedt een e-commerce-achtige ervaring met zijn servicecatalogus. Je krijgt functies zoals workflow, SLA, goedkeuringsautomatisering, taakautomatisering, enz. Probeer onze 30 dagen gratis proefperiode.